5 Kunci Meningkatkan Skill Customer Service Tim Anda

Customer service berperan sangat penting dalam operasional perusahaan, terutama untuk menghadapi pelanggan secara langsung. Bisa dikatakan, posisi ini menjadi tali penghubung antara perusahaan sebagai penyedia produk dengan konsumen yang membutuhkan produk maupun layanan atau jasa.

Pentingkah Meningkatkan Skill Customer Service dalam Tim?

Sebuah perusahaan yang kompeten pasti memiliki hubungan yang baik dengan konsumennya. Dalam setiap perusahaan, seharusnya juga ada customer service yang sifatnya berada di garda terdepan. Di masa sekarang, baik bisnis offline maupun bisnis online perlu memiliki customer service.

Agar perusahaan mempunyai customer service yang kompeten dalam segala bidang sesuai dengan masing-masing jenis perusahaan, maka penting pula melakukan peningkatan skill customer service, sehingga mereka memberi layanan terbaik kepada seluruh pelanggan Anda. Berikut beberapa tips meningkatkan skill customer service tim Anda:

1. Perkuat Skill Dasar Customer Service Anda

Pada dasarnya, customer service harus memiliki kemampuan untuk mengatur dan memilah apa yang dibutuhkan pelanggan, sehingga mereka puas dengan informasi yang diberikan. Adapun keahlian yang harus dimiliki oleh customer service perusahaan Anda, antara lain:

• Kesabaran dan Perhatian

Kesabaran dan perhatian merupakan hal wajib yang harus dimiliki oleh seorang customer service. Karena, mereka akan berhadapan langsung dengan komplain, kritis, kekecewaan, masukan, bahkan makian pelanggan. Jika customer service perusahaan Anda tidak mempunyai kesabaran, maka potensi perusahaan kehilangan konsumen sangat besar.

Memahami apa yang pelanggan butuhkan menjadi hal utama, mengingat perusahaan yang sukses dan menjadi besar adalah perusahaan yang bisa memenuhi apa pun kebutuhan pelanggannya. Oleh karena itulah, kemampuan dalam memberikan perhatian kepada konsumen menjadi kunci utama. Dengan begitu, konsumen akan merasa didengarkan dan merasa puas atas pelayanan dari customer service perusahaan Anda.

• Komunikatif dan Responsif

Dalam memberikan informasi, pastikan konsumen mendapatkannya secara jelas informasi yang mereka butuhkan. Di saat yang sama, juga harus dapat memberikan layanan yang responsif, ramah, serta mampu menggunakan bahasa yang positif. 

Usahakan pelanggan tidak menunggu lama untuk mendapatkan pelayanan. Respons yang lambat akan membuat mereka merasa kesal dan merasa tidak puas. Itu sebabnya, komunikasi yang jelas dan informatif serta pelayanan yang cepat, akan menjadi satu elemen penting dalam menjaga hubungan antara konsumen baru, konsumen tetap, dan konsumen lama Anda.

2. Perhatikan Setiap Customer Touch Point

Tugas customer service berikutnya adalah memiliki kemampuan dalam mengidentifikasi customer touch point dan customer journey, di mana terjadi hubungan yang berkaitan antara pelanggan dengan perusahaan. Pastikan pengalaman dari pelanggan mengenai produk perusahaan Anda mendapat perhatian lebih, guna mengurangi risiko dan potensi kerugian.

Di saat yang sama, customer service perlu mempelajari setiap sisi dan insight tentang pelanggan untuk merancang customer touch point. Hal-hal yang perlu diketahui, seperti memahami kebutuhan, ekspektasi, serta kepuasan pelanggan, dan bagaimana peran dari interaksi konsumen terhadap brand.

3. Pengetahuan Tentang Produk

Menguasai pengetahuan tentang produk perusahaan Anda adalah bagian penting lainnya yang harus dikuasai oleh customer service. Artinya, customer service perusahaan Anda harus benar-benar menguasai tentang seluruh elemen dan cara kerja yang ada dan terjadi di dalam perusahaan, sehingga mereka bisa memberi penjelasan secara lengkap mengenai produk yang ditawarkan.

Informasi akurat yang dibutuhkan konsumen tergantung pada pengetahuan yang dimiliki customer service, dan ini pula yang juga mempengaruhi keputusan pelanggan untuk melakukan pembelian. Agar dipahami dengan baik, tujuan pelanggan menghubungi customer service ialah berharap mendapatkan informasi akurat serta solusi yang konsumen butuhkan.

4. Fokus pada Tujuan

Ketika konsumen mengalami pengalaman yang tidak baik mengenai produk perusahaan Anda. Hal yang perlu customer service lakukan adalah sebisa mungkin mengendalikan situasi, namun tetap fokus pada tujuan dan menerangkan kepada para pelanggan sebaik mungkin. 

Saat mendapatkan komplain dari pelanggan, customer service harus tetap fokus pada goal oriented product map agar sasaran tetap terarah pada hasil yang ingin dicapai. Dalam momen ini, dibutuhkan kesabaran dan pikiran yang jernih agar tetap bisa fokus pada tujuan perusahaan, yaitu memenuhi kebutuhan pelanggan.

5. Memberikan Kesempatan Customer Menyampaikan Feedback

Untuk memastikan baik atau buruknya customer service pada perusahaan, Anda dapat menambahkan job desc tertentu. Misalnya, meminta tim customer service mengumpulkan feedback dari pelanggan, terkait, produk, pelayanan, bonus, bahkan mengenai brand. Hal ini sangat penting  untuk menjadi bahan evaluasi kinerja secara personal maupun perusahaan.

Ada banyak cara untuk menyampaikan feedback, bisa dengan survei telepon saat service call, melalui email, atau kontak yang tersedia di website perusahaan. Hal ini guna meningkatkan pelayanan yang baik terhadap para konsumen dari perusahaan Anda.

Masih membutuhkan berbagai informasi untuk pengembangan bisnis ke arah yang lebih baik, termasuk panduan untuk meningkatkan skill customer service, Anda bisa menghubungi Kontak Redcomm. Sebagai salah satu best digital marketing agency di Indonesia, yang juga merupakan digital marketing agency berlokasi di Jakarta, Redcomm fokus pada layanan digital marketing strategist, interactive marketing, creative social media campaign, dan masih banyak lagi.