Tips Merancang Data Management Plan

Di zaman modern ini, hal apa pun sepertinya memang lebih mudah dilakukan secara online atau digital, tidak terkecuali kegiatan input data. Data management merupakan kegiatan yang mengatur suatu rangkaian data agar bisa diakses atau dilihat dengan aman dan juga sistematis.

Perlu Anda ketahui, pengaturan data sangat penting, apalagi kalau data tersebut merupakan data bisnis. Misalnya, dalam suatu perusahaan, data management dianggap sebagai salah satu unsur yang nantinya digunakan untuk pengambilan keputusan terkait pengelolaan dan pengembangan bisnis. 

Maka, alangkah baiknya jika Anda sebagai pebisnis mengetahui tips merancang data management plan demi pengembangan bisnis berkelanjutan.

Apa Itu Data Management?

Menurut NG Data, data management merupakan suatu proses administratif yang digunakan untuk memastikan data tersebut dapat diandalkan, diakses secara mudah, dan juga tepat waktu.Di dalam data management, ada beberapa proses, yang meliputi perolehan, validasi, penyimpanan dan perlindungan, serta pemrosesan data yang perusahaan butuhkan.

Hampir semua perusahan besar saat ini menggunakan big data untuk bisnis, karena mereka sadar bahwa data management sangat penting peranannya untuk pengambilan keputusan bisnis yang berorientasi pada kemajuan suatu perusahaan.

Lantas, apa sebenarnya data management itu? Bagaimana tips merancangnya?

Big data menurut SAS adalah istilah terkait data dalam volume yang sangat besar, sehingga akan sangat sulit dimanfaatkan kalau data tersebut tidak diolah terlebih dahulu. Sayangnya, pengolahan data secara konvensional tidak efektif, maka diperlukan suatu cara baru untuk memanfaatkan jumlah data besar tersebut.

Jika Anda cerdas memanfaatkan big data, perusahaan apa pun yang sedang dalam tahap merintis atau sudah berjalan, bisa memiliki strategi yang tepat sasaran dan melangkah secara sistematis, akurat, bahkan hingga dapat menikmati progres yang jauh lebih baik dibandingkan tanpa menggunakan big data. 

Tidak hanya itu, big data juga akan membantu perusahaan atau bisnis Anda untuk dapat mengetahui customer behavior, meningkatkan customer experience, tren yang sedang terjadi di masyarakat, dan masih banyak lagi yang bisa Anda peroleh. Dengan catatan, Anda menggunakan data sendiri.

Urusan data management ini merupakan tanggung jawab penuh divisi IT karena dalam membuat data management diperlukan yang namanya sistem aplikasi atau website yang efektif. Nantinya, informasi yang sekiranya perlu dianalisis bisa diakses dengan mudah dan isinya pun bisa diandalkan.

Tips Menulis Rencana Data Management Plan

Membuat rencana pengelolaan data atau DMP perlu dilakukan, mengingat rencana pengelolaan data dalam dokumen tertulis bisa menjelaskan apa yang ingin Anda lakukan. Meski beberapa orang menganggap rancangan pengelolaan data tidak terlalu penting, tapi data management plan ini dapat membantu Anda untuk mengatur data, mempersiapkan rencana selanjutnya yang akan diambil, dan memutuskan siapa yang memiliki akses untuk melihat data tersebut.

Ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan saat ingin membuat rencana pengelolaan data. Berikut daftarnya:

1. Jelaskan Sumber dari Setiap Kumpulan Data

Di sini, Anda harus menjelaskan setiap kumpulan data yang dihasilkan, seperti dari mana saja data itu diperoleh. Anda bisa mengkategorikan setiap data yang didapat, misalnya dari observasi, eksperimental, simulasi, dan lain sebagainya. Jika sumber datanya jelas, data Anda bisa dikatakan valid dan dapat berguna untuk pengembangan bisnis.

2. Jelaskan Jenis Set Data yang Dihasilkan

Selanjutnya, setelah menjelaskan sumber data yang telah diperoleh, Anda juga harus menjelaskan jenis set data yang dihasilkan. Anda dapat menjelaskan bentuk setiap kumpulan data yang diperoleh, seperti:

• Teks (misalnya, catatan lapangan atau laboratorium, hasil survei). 
• Numerik (misalnya, tabel, hitungan, dan pengukuran).
• Audio visual (misalnya, gambar, rekaman suara, wawancara, dan video).
• Model, kode komputer (misalnya, FITS dalam astronomi dan CIF dalam kimia).
• Instrumen spesifik.
• Kategorikan dan stabilitas setiap kumpulan data.
• Set data tetap atau tidak pernah berubah setelah dibuat.
• Menambahkan set data. Di sini, Anda bisa menambahkan data baru, tetapi data lama tidak dihapus ataupun diubah.
• Set data yang dapat direvisi. Artinya, data baru dapat ditambahkan, dan data lama dapat diubah atau dihapus

3. Buat Nama Unik di Setiap Set Data

Beri penamaan set data Anda secara spesifik sehingga akan memudahkan ketika dibutuhkan. Tips yang disarankan, buat nama yang unik untuk setiap set data. Berikan skema pengenalan pula secara global.

4. Pilih Format File yang Mudah Diakses

Selanjutnya, Anda harus menjelaskan format file yang digunakan. Pilih format file yang sekiranya mudah atau dapat diakses. Format file yang mungkin dapat diakses adalah sebagai berikut:

• Tidak ada kepemilikan.
• Untuk spreadsheet: comma separated values (.csv).
• Untuk teks: teks biasa (.txt). Jika diperlukan, Anda bisa gunakan PDF/A (.pdf).
• Untuk presentasi: PDF/A (.pdf).
• Untuk gambar: TIFF (.tif, .tiff), atau bisa juga PNG (.png).
• Untuk video: MPEG-4 (.mp4).
• Terbuka, dengan standar terdokumentasi. Dalam penggunaan umum oleh komunitas riset, menggunakan pengkodean karakter standar, misal: ASCII, UTF-8.
• Tidak dikompresi.

5. Gunakan Standar Data dan Standar Metadata Setiap Set Data

Gunakan standar disiplin yang ada jika ini memungkinkan. Jika tidak ada standar data, Anda bisa jelaskan metadata yang akan Anda buat.

Nah, itulah beberapa tips merancang data management plan (DMP) yang sekiranya bisa menjadi bahan pertimbangan Anda dalam membuatnya. Selamat mempraktikkan!