Begini Cara Optimalisasi Data Management yang Efektif

Apa Itu Data Management?

Manajemen data atau data management adalah proses mengumpulkan, menyimpan, mengatur, dan memelihara data secara sistematis agar dapat digunakan secara efisien dan efektif oleh individu, organisasi, atau sistem.

Tujuan utamanya adalah memastikan data yang Anda miliki selalu akurat, konsisten, aman, dan dapat diakses saat dibutuhkan untuk mendukung pengambilan keputusan, strategi bisnis, serta operasional harian.

Cara Pengoptimalan Data Management yang Efektif

Ada beberapa cara pengoptimalan data management yang bisa Anda lakukan, di antaranya:

1. Rancang Garis Besar Tujuan Bisnis Anda

Jika ingin mengoptimalkan data management perusahaan, Anda harus memulainya dari yang paling dasar, yakni menentukan secara garis besar tujuan bisnis.

Kalau tahu secara pasti apa tujuan bisnis yang mau Anda capai, nantinya Anda bisa fokus mengumpulkan informasi yang relevan dengan tujuan tersebut.

Ini akan membuat perangkat lunak atau software pengolah data yang Anda gunakan tidak terlalu penuh dan dapat terorganisasi dengan baik.

Ini artinya daripada Anda menyimpan terlalu banyak data yang akhirnya tidak terpakai, lebih baik simpan data yang benar-benar dibutuhkan saja.

Berikut beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk mengetahui garis besar tujuan bisnis:

• Pengambilan keputusan jadi lebih baik.
• Membuat atau meningkatkan marketing automation dan proses berbisnis.
• Menargetkan audiens dan membuat profil pembeli.
• Mencari kebiasaan atau behavior pelanggan.
• Melatih tim penjualan dan pemasaran mengenai penggunaan data.

Jika sudah menentukan tujuan bisnis, maka proses pengelolaan data dalam upaya mencapai sasaran bisnis jadi lebih efektif.

Selain itu, adanya penerapan langkah-langkah yang tepat dalam data storage management akan sangat membantu menghindari hal-hal yang tidak relevan dengan tujuan bisnis.

2. Prioritaskan Perlindungan dan Keamanan Data

Langkah selanjutnya, Anda harus memastikan bisnis tidak melanggar dan membahayakan seluruh basis data pelanggan.

Saat ini, pembobolan sistem informasi data di beberapa marketplace, instansi atau lembaga, sedang gempar. Kebocoran data ini pastilah membuat resah pelanggan. 

Oleh karena itu, Anda harus memprioritaskan perlindungan atas keamanan data pelanggan dengan pengelolaan yang tepat. Ini dilakukan dengan tujuan, untuk memastikan keselamatan dan keamanan data yang Anda simpan.

Misalnya, dalam hal sumber daya manusia, Anda harus memilih orang yang tepat untuk menangani masalah ini. Pastikan orang yang Anda pilih adalah orang yang paham mengelola data dengan benar.

3. Fokus pada Kualitas Data

Pada tahap ini, Anda harus memeriksa keakuratan data secara rutin. Alasannya, bisa jadi data lama telah menjadi usang dan tidak lagi relevan untuk proses penjualan dan pemasaran.

Data yang sudah lama harus sering Anda bersihkan dari data management system agar tidak berdampak negatif pada otomatisasi, analitik, dan proses pemasaran produk.

Selain itu, Anda juga harus membantu tim Anda untuk fokus dalam pengelolaan data management tools, software lain yang mau digunakan, serta kualitas pengelolaan data.

Caranya bisa mengikuti tips berikut:

• Lakukan pelatihan secara rutin sehingga anggota tim dapat mengumpulkan dan memasukkan data dengan tepat untuk menghindari terjadinya masalah di kemudian hari.
• Pastikan memeriksa dan membersihkan data terlebih dahulu sebelum menggunakannya untuk proses analisis atau pelaporan. Tujuannya, agar Anda dapat meningkatkan akurasi semua matriks yang diambil dari data tersebut.
• Gunakan data yang berkualitas sebagai prioritas utama akan membantu Anda dalam menjaga semua aspek penggunaan data perusahaan  agar tetap bersih.
  

4. Bentuk Strategi Pemulihan Data

Apa pun bisa terjadi dalam pengelolaan perusahaan, termasuk “kecelakaan” dalam pengelolaan dan pengolahan data. Contoh kecelakaan yang dimaksudkan di sini, yaitu:

• Hal-hal yang tidak dikehendaki atau yang tiba-tiba saja terjadi berkaitan dengan penyimpanan data.
• Kehilangan akses ke semua pelanggan.
• Terhapusnya beberapa data, atau bahkan semua, baik semua maupun sebagian data. 

Kecelakaan seperti ini tentu sangat merugikan Anda, karena dapat menghambat proses pemasaran, otomatisasi pemasaran, dan strategi penjualan.

Sebagai pencegahan, ada baiknya Anda memiliki rencana cadangan dalam hal pemulihan data. Contohnya, Anda menggunakan perangkat lunak CRM yang memiliki fitur backup otomatis.

Cara lain, Anda bisa secara rutin mengekspor data ke tempat penyimpanan data lain. Misalnya, mengunggah data ke layanan cloud, seperti Google Drive atau Dropbox, untuk mencadangkan semua data. Jadi, kalau sesuatu yang tidak diinginkan terjadi, Anda dapat dengan mudah memulihkannya.

Demikian beberapa cara pengoptimalan data management yang efektif dan bisa Anda praktikkan. Kolaborasi dan diskusi lebih lanjut bisa Anda lakukan dengan menghubungi Kontak Redcomm.

Untuk diketahui, Redcomm adalah digital marketing agency Jakarta yang sudah berpengalaman membantu banyak brand di Indonesia.

Mulai dari membangun online presence hingga menerapkan strategi digital marketing yang tepat sasaran dan bisa disesuaikan dengan bisnis Anda. Semoga sukses!