3 Rekomendasi Template Email Marketing untuk Komplain Pelanggan

1. Email Marketing Complaint yang Proaktif

Ketika mendapat keluhan atau komplain dari pelanggan yang kecewa setelah menggunakan produk atau layanan bisnis, Anda bisa langsung mengutarakan permintaan maaf telah membuat konsumen merasa kecewa.

Lalu informasikan bahwa Anda akan segera memperbaiki produk atau layanan tersebut secara menyeluruh supaya bisa memastikan keduanya mencapai standar kualitas tertinggi. 

Untuk menebus rasa kecewa yang konsumen rasakan dan menunjukkan kepedulian atas permasalahan yang mereka hadapi, Anda bisa memberi kode diskon atau voucher diskon.

Tujuan dari pemberian diskon ini agar konsumen tetap mau menjadi pelanggan dan di lain waktu kembali melakukan pembelian produk dari brand Anda. 

Ucapkan terima kasih atas saran dan masukkan dari pelanggan. Yakinkan mereka bahwa Anda akan melakukan perbaikan yang berkelanjutan.

Jangan lupa, sertakan informasi tambahan seperti format jika pelanggan memiliki pertanyaan lebih lanjut. Misalnya dengan menyertakan nomor atau alamat email layanan pelanggan yang fast response. 

Lalu demi memperlancar kegiatan menangani komplain pelanggan, ada baiknya Anda memiliki tim customer service yang proaktif dan mampu memberikan layanan after sales terbaik bagi pelanggan.

2. Email Marketing Complaint yang YES Response

Respons keluhan pelanggan dengan profesional dan secepat mungkin. Jangan mengabaikan komplain dari pelanggan yang bisa menimbulkan kekecewaan. 

Tidak menindaklanjuti keluhan pelanggan dengan cepat juga bisa menjadi penyebab perusahaan mendapatkan masalah yang jauh lebih besar, seperti kehilangan reputasi dan kepercayaan dari pelanggan.

Ucapkan terima kasih atas feedback dari mereka. Kemudian sampaikan permintaan maaf yang tulus atas ketidaknyamanan dan ketidakpuasan pelanggan. 

Buktikan bahwa Anda memahami pentingnya permasalahan tersebut dan berjanji untuk segera menyelesaikannya. Gunakan empati dalam menangani keluhan serta kekecewaan konsumen.

Ingat, satu konsumen yang kecewa bisa mengajak ratusan orang di sekelilingnya untuk tidak lagi menggunakan produk maupun layanan dari usaha Anda. 

Hal sebaliknya juga bisa terjadi, pelanggan yang puas dengan pelayanan yang Anda berikan bisa mengajak lebih banyak orang untuk jadi pelanggan Anda.

Tunjukkan juga langkah konkret yang sedang Anda ambil, seperti jelaskan cara menyelesaikan permasalahan, dan menghindari kejadian serupa di masa mendatang. Bangunlah komunikasi transparan melalui template email marketing ini.

Terakhir, sampaikan bahwa Anda sangat menghargai masukan dari konsumen dan mereka tidak perlu ragu untuk menghubungi kembali jika memiliki saran tambahan.

3. Email Marketing Complaint yang NO Response 

Pada beberapa kasus, mungkin Anda akan menghadapi komplain dari pelanggan yang tidak dapat segera diselesaikan. Jika situasi seperti ini terjadi, Anda bisa memberitahukan dengan jujur bahwa Anda belum menemukan solusi atas permasalahan yang konsumen hadapi.

Anda bisa menyarankan agar konsumen memberikan feedback kembali berupa masukan-masukan yang seharusnya perusahaan lakukan demi memuaskan konsumen.

Kadang cara ini bisa berakhir dengan konsumen yang menjadi lebih marah karena Anda tidak memberikan solusi apa pun sebagai jawaban atas kekecewaan mereka

Tenang saja, memang sangat tidak nyaman saat harus membaca email berisi kemarahan dan rasa kecewa. Tetapi dari sini Anda bisa belajar bahwa masih ada hal-hal yang perlu diperbaiki dalam usaha Anda. 

Di saat yang sama, Anda juga harus melakukan inovasi agar untuk kedepannya tidak ada lagi konsumen yang kecewa. 

Sebagai pemilik usaha ada baiknya Anda memiliki tim customer service (CS) yang baik, ramah, dan profesional menangani keluhan maupun saran yang diberikan konsumen. Pastikan tim CS memiliki pengetahuan yang cukup dalam menangani berbagai macam komplain dan memberikan solusi yang memuaskan,

Selain itu, semua data yang sudah dicatat dan dikumpulkan oleh tim CS harus benar-benar Anda perhatikan. Sebab, semua data tersebut berguna untuk melakukan perbaikan produk dan layanan. Berkaitan dengan data, sebaiknya pahami juga tentang Benchmark Digital Marketing dari Data Sendiri.